Los documentos de una herencia: cuáles pedir y en qué orden

Una herencia se atasca casi siempre por el mismo motivo: falta un papel que solo se puede pedir después de tener otro. El orden importa más que la prisa. Esta es la lista completa de documentos de una herencia corriente en España, con quién los expide, qué cuestan y en qué momento tiene sentido pedirlos.

Lo esencial: solo hay tres documentos de partida —defunción, últimas voluntades y seguros—, y los tres son baratos o gratuitos. Todo lo demás se deriva de ellos. La espera obligada son los quince días hábiles que hay que dejar pasar para poder pedir el certificado de últimas voluntades. Y hay un documento que casi nadie pide y que descubre dinero: el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.

Bloque 1: los tres certificados de partida

Certificado literal de defunción

Lo expide el Registro Civil y es gratuito. Se solicita en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, en la Oficina de Justicia del municipio o por correo. Suele estar disponible a las 24-48 horas de la inscripción de la defunción, que hace la funeraria o la familia.

Pide siempre el literal, que es la reproducción íntegra del asiento, y no el extracto. El literal es el que aceptan notarías, bancos, aseguradoras y administraciones. Y pide varias copias: te lo van a reclamar en casi todas las ventanillas y aunque muchas admiten copia simple, alguna seguirá queriendo el original.

Certificado de actos de última voluntad

Lo expide el Registro General de Actos de Última Voluntad, del Ministerio de Justicia. Dice si el fallecido otorgó testamento, cuántos y ante qué notario, con sus fechas. No dice lo que pone el testamento: solo dónde está.

• Cuándo: a partir del decimoquinto día hábil siguiente al fallecimiento.
• Cuánto: tasa 006, que se abona con el modelo 790. Es de importe simbólico, por debajo de los cuatro euros; el formulario indica la cuantía exacta vigente al generarlo.
• Qué hay que aportar: el certificado literal de defunción.

Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento

Mismo registro, mismo modelo 790, misma tasa, y se solicita en el mismo trámite marcando la casilla correspondiente. Revela qué seguros de vida o de accidentes tenía contratados el fallecido y con qué compañía.

Es el documento con mejor relación entre coste y hallazgo de toda la herencia. Aparecen pólizas antiguas de la nómina, seguros vinculados a hipotecas ya canceladas y coberturas de tarjetas de las que nadie se acordaba. Pídelo siempre, aunque estés convencido de que no había nada: cuesta lo mismo que un café.

Un aviso que hace el propio Ministerio de Justicia y que conviene repetir: circulan webs privadas que cobran cantidades muy superiores por tramitar estos certificados, que son gratuitos o de tasa simbólica. No aportan nada que no puedas hacer tú en la sede electrónica.

Bloque 2: quién hereda

Si hay testamento: copia autorizada

Con el certificado de últimas voluntades en la mano ya sabes ante qué notario se otorgó el último testamento. A esa notaría —o a su archivo, si ya no ejerce— se pide la copia autorizada, que es la que tiene valor para tramitar. La pueden solicitar quienes acrediten interés legítimo: herederos, legatarios y quienes aparezcan mencionados.

Tiene coste notarial, modesto, y suele estar en días.

Si no hay testamento: acta de declaración de herederos

Es un acta de notoriedad ante notario en la que se acredita quiénes son los herederos según el orden que fija el Código Civil. Desde la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria todas las declaraciones se hacen ante notario, incluidas las de hermanos y sobrinos, que antes iban al juzgado.

Para el acta hacen falta, además de los tres certificados:

• Libro de familia o certificados de nacimiento y matrimonio que acrediten el parentesco.
• Certificado de empadronamiento o documento que acredite el último domicilio del fallecido, que determina el notario competente.
• Dos testigos que conozcan a la familia y puedan declarar sobre la situación familiar del fallecido.
• DNI del solicitante y datos de todos los llamados a heredar.

El acta no se cierra el mismo día: la ley impone un plazo de espera antes de que el notario la declare. Cuenta varias semanas.

Bloque 3: qué había — los documentos del inventario

Este es el bloque que alimenta el inventario de bienes y el que más tiempo consume, porque depende de terceros que no tienen prisa.

Bien	Documento	Dónde se pide
Cuentas, depósitos, fondos	Certificado de posiciones a fecha de fallecimiento	Cada entidad bancaria
Vivienda y otros inmuebles	Nota simple registral + certificación catastral con valor de referencia	Registro de la Propiedad · Sede del Catastro
Vehículos	Permiso de circulación y ficha técnica; informe de vehículo	Tráfico
Seguros de vida	Póliza y certificado de la compañía con el capital y los beneficiarios	Aseguradora
Empresa o participaciones	Escrituras, cuentas anuales, certificado del administrador	Sociedad · Registro Mercantil
Deudas	Cuadros de amortización, certificados de deuda pendiente	Acreedores
Gastos deducibles	Facturas de entierro, funeral y última enfermedad	Funeraria · centros sanitarios

Tres precisiones que evitan rehacer trabajo:

El certificado bancario tiene que ser a fecha de fallecimiento. No vale el saldo de hoy ni un extracto. Tanto el impuesto como la partición se calculan sobre la foto del día en que la persona falleció, y el banco emite ese certificado a petición de quien acredite ser heredero —con los certificados del bloque 1 y el testamento o el acta.

El valor de referencia del Catastro no es opcional. Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2021 el 1 de enero de 2022, la base imponible del impuesto de sucesiones para inmuebles se apoya en el valor de referencia que publica el Catastro. Se consulta gratis en la sede electrónica del Catastro con la referencia catastral, y conviene descargar la certificación del valor de referencia del año del fallecimiento, no del año en curso: son distintos.

Las facturas del funeral valen dinero. El artículo 14 de la Ley 29/1987 del Impuesto sobre Sucesiones admite deducir del caudal hereditario «los gastos de última enfermedad, entierro y funeral, en cuanto se justifiquen». Sin factura no hay deducción, y esas facturas se tiran con frecuencia en las semanas en las que nadie está pensando en impuestos.

Bloque 4: los documentos que se generan, no se piden

Con todo lo anterior, la herencia produce sus propios documentos:

• Escritura de aceptación y adjudicación de herencia, ante notario. Es la que convierte a los herederos en propietarios de bienes concretos.
• Cuaderno particional, cuando el reparto es complejo o lo elabora un contador-partidor.
• Modelo 650, la autoliquidación del impuesto de sucesiones ante la comunidad autónoma competente, con su carta de pago o su justificante de presentación si sale a cero.
• Autoliquidación de la plusvalía municipal, si hay inmuebles urbanos, ante cada ayuntamiento.
• Justificantes de presentación: son los que abren el bloque final. Sin ellos, ni el Registro de la Propiedad inscribe ni el banco entrega.

El orden correcto, y por qué

1. Defunción → sin él no hay nada.
2. Espera de 15 días hábiles. Aprovéchala para el bloque 3: pedir certificados bancarios y catastrales no requiere esperar.
3. Últimas voluntades + seguros en el mismo trámite.
4. Testamento o declaración de herederos, según lo que diga el paso 3.
5. Cerrar el inventario con documentos, no con memoria.
6. Escritura, impuestos y cambios de titularidad, ya en el orden que describe la guía de cómo cobrar una herencia.

El error clásico es esperar sentado esos quince días y empezar el inventario después. Son dos semanas que se pueden solapar íntegramente, y en una herencia con banco, catastro y aseguradora de por medio, dos semanas son mucho.

Qué se paga y qué no

Documento	Coste
Certificado literal de defunción	Gratuito
Certificado de últimas voluntades	Tasa 006 (menos de 4 €)
Certificado de seguros	Tasa 006 (menos de 4 €)
Consulta del valor de referencia en Catastro	Gratuita
Certificado bancario de posiciones	Según entidad; con frecuencia gratuito
Copia autorizada del testamento	Arancel notarial, modesto
Acta de declaración de herederos	Arancel notarial, el más caro de este bloque
Nota simple registral	Unos pocos euros

Es decir: los documentos de partida de una herencia cuestan menos de veinte euros. El gasto de verdad llega después, con la escritura, los impuestos y, si se contrata, la gestoría. Ese desglose está en lo que cuesta tramitar una herencia, y los tiempos de cada ventanilla, en cuánto tarda una herencia.

Fuentes

• Ley 29/1987, del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones — artículo 14, gastos deducibles del caudal hereditario
• Ley 15/2015, de Jurisdicción Voluntaria — tramitación notarial de la declaración de herederos
• Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal — valor de referencia del Catastro como base imponible
• Código Civil — orden de sucesión intestada
• Ministerio de Justicia — certificados de defunción, de actos de última voluntad y de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento (modelo 790, tasa 006)
• Sede electrónica del Catastro — consulta y certificación del valor de referencia

Normativa y tasas consultadas a 31 de agosto de 2026.