Cómo cobrar una herencia paso a paso: del certificado al dinero

Entre el fallecimiento y el momento en que el dinero llega a la cuenta del heredero hay una secuencia de trámites bastante rígida: cada paso necesita el papel del paso anterior, y saltarse el orden es la forma más habitual de perder semanas. Esta guía recorre esa secuencia completa —qué se pide, a quién, con qué plazo y qué cuesta— para el caso normal: una persona fallecida en España, con o sin testamento, y un patrimonio corriente de cuenta bancaria, vivienda y poco más.

No vendemos ningún servicio ni derivamos a ningún despacho. Cuando un trámite se puede hacer sin gestoría, aquí lo vas a leer; y cuando conviene pagar a alguien, también.

Lo esencial: cobrar una herencia son cinco bloques encadenados —documentos, quién hereda, inventario y valoración, impuestos y cambio de titularidad—. El plazo que manda es el del impuesto de sucesiones: seis meses desde el fallecimiento, prorrogables otros seis si se pide dentro de los cinco primeros. Y el banco no suelta el dinero hasta ver el impuesto liquidado, porque la ley lo hace responsable subsidiario si lo entrega antes.

La secuencia, de un vistazo

#	Paso	Dónde	Cuándo
1	Certificado literal de defunción	Registro Civil	Desde las 24 h
2	Certificado de últimas voluntades y de seguros	Ministerio de Justicia (modelo 790)	Desde el 15.º día hábil
3	Copia autorizada del testamento	Notaría que lo custodia	Tras el paso 2
3'	Acta de declaración de herederos (si no hay testamento)	Cualquier notario competente	Tras el paso 2
4	Inventario y valoración de los bienes	Herederos (con bancos, Catastro, Tráfico)	Semanas 2-8
5	Aceptación y partición	Notaría (escritura) o documento privado	Antes del mes 6
6	Impuesto de sucesiones	Comunidad autónoma	6 meses
7	Plusvalía municipal, si hay inmueble urbano	Ayuntamiento	6 meses, prorrogables a 1 año
8	Cambios de titularidad y cobro	Registro, banco, Tráfico, aseguradoras	Tras el paso 6

Los pasos 1 a 3 son papeleo puro y se pueden hacer en paralelo con el 4. El paso 5 es la decisión de fondo. Los pasos 6 y 7 son los que cuestan dinero si se pasan. Y el 8, que es el que la gente llama «cobrar», solo se abre cuando el 6 está hecho.

Paso 1 y 2: los tres certificados de partida

Ninguna herencia avanza sin este trío, y los tres son sencillos de obtener:

• Certificado literal de defunción, del Registro Civil. Es gratuito y se pide en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, en la Oficina de Justicia del municipio o presencialmente. Pide siempre el literal, no el extracto: es el que aceptan notaría, bancos y aseguradoras.
• Certificado de actos de última voluntad, del Registro General de Actos de Última Voluntad. Dice si el fallecido otorgó testamento y ante qué notario. Solo puede solicitarse a partir del decimoquinto día hábil siguiente al fallecimiento y se paga con el modelo 790, tasa 006, de importe simbólico (menos de cuatro euros; el importe exacto y actualizado lo indica el propio formulario al generarlo).
• Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, del mismo registro y con la misma tasa y el mismo formulario. Se pide en el mismo trámite y conviene pedirlo siempre: es lo único que revela pólizas de vida o accidentes que la familia desconocía, y hay dinero que se queda sin reclamar simplemente porque nadie preguntó.

Un aviso de los que ahorran dinero: existen webs privadas que cobran por tramitar certificados que la Administración expide gratis o por unos euros. El propio Ministerio de Justicia lo advierte. No hay nada que estas webs hagan que no puedas hacer tú desde la sede electrónica en veinte minutos.

El desglose completo de qué papel pide cada organismo y en qué orden está en los documentos de una herencia.

Paso 3: quién hereda, y cómo se demuestra

Aquí la herencia se bifurca según lo que diga el certificado de últimas voluntades.

Si hay testamento, se pide la copia autorizada al notario que lo custodia (o a su archivo, si la notaría ya no existe). El testamento válido es el último otorgado, y el certificado indica cuál es. Con la copia autorizada en la mano ya se sabe quién hereda y en qué proporción.

Si no hay testamento, hace falta un acta de declaración de herederos abintestato ante notario. Desde la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria, en vigor desde julio de 2015, todas las declaraciones de herederos se tramitan ante notario, incluidas las de hermanos y sobrinos, que antes iban al juzgado. Es un acta de notoriedad: se aportan certificados, se identifican los parientes con derecho según el orden del Código Civil y hay que esperar un plazo antes de que el notario la cierre.

La diferencia práctica entre ambos caminos es de tiempo y de dinero: el testamento resuelve el paso en unos días y por el coste de una copia; la declaración de herederos añade varias semanas y un gasto notarial propio.

Paso 4: el inventario, que es donde se hace el trabajo de verdad

Nadie puede repartir ni liquidar impuestos sin saber qué había. El inventario tiene dos mitades y las dos importan:

El activo. Saldos de todas las cuentas a fecha de fallecimiento (el banco emite un certificado de posiciones a esa fecha, que es el documento que vale, no el extracto), valores y fondos, inmuebles con su referencia catastral, vehículos, seguros de vida, participaciones en empresas, ajuar doméstico y cualquier crédito a favor del fallecido.

El pasivo. Deudas pendientes, préstamos e hipotecas, y los gastos deducibles que la ley reconoce. Aquí hay una regla que muy poca gente aprovecha: el artículo 14 de la Ley 29/1987 del Impuesto sobre Sucesiones permite deducir «los gastos de última enfermedad, entierro y funeral, en cuanto se justifiquen», exigiendo que los de entierro y funeral «guarden la debida proporción con el caudal hereditario, conforme a los usos y costumbres de la localidad». Traducido a una instrucción: guarda la factura del funeral y las de la última enfermedad. No desgravan en el IRPF de nadie, pero reducen la masa que paga el impuesto de sucesiones.

La valoración de los inmuebles ya no la eliges tú. Desde la reforma de la Ley 11/2021, en vigor el 1 de enero de 2022, la base imponible del impuesto es el valor de mercado del bien, y para inmuebles se presume que ese valor es el valor de referencia que publica el Catastro. Se puede declarar más, pero no menos sin arriesgarse a una comprobación: si declaras por debajo del valor de referencia, la Administración liquidará por él y tendrás que ser tú quien impugne. Este cambio ha encarecido herencias que hace unos años se liquidaban por el valor catastral antiguo, mucho más bajo.

Paso 5: aceptar, aceptar con red o renunciar

Es la decisión con más consecuencias de toda la secuencia, y conviene tomarla antes de tocar nada.

• Aceptación pura y simple: el heredero se subroga en la posición del fallecido y responde de las deudas también con su propio patrimonio.
• Aceptación a beneficio de inventario: el artículo 1010 del Código Civil reconoce este derecho a todo heredero, «aunque el testador lo haya prohibido». Su efecto está en el artículo 1023: la responsabilidad queda limitada a los bienes de la herencia, con separación entre el patrimonio heredado y el propio. Tiene plazos exigentes —el artículo 1014 habla de treinta días desde que se supo heredero cuando se tiene la herencia en el poder— y se pierde si se ocultan bienes o se enajenan antes de pagar a los acreedores (artículo 1024).
• Repudiación: renunciar. El artículo 1008 exige que se haga «en instrumento público ante Notario». No existe renunciar de palabra, ni por un correo electrónico, ni dejando pasar el tiempo.

Dos trampas del bloque que conviene tener presentes desde el primer día.

La primera es la aceptación tácita. El artículo 999 considera aceptada la herencia por «actos que suponen necesariamente la voluntad de aceptar, o... que no habría derecho a ejecutar sino con la cualidad de heredero». El mismo artículo salva los «actos de mera conservación o administración provisional», siempre que con ellos no se haya tomado el título de heredero. Es decir: pagar el recibo de la luz de la casa del fallecido no es aceptar; vender su coche, sí. La frontera se aprecia caso por caso, y es exactamente el terreno donde conviene preguntar antes de actuar.

La segunda es el único plazo corto de toda la herencia. El artículo 1005 permite a cualquier interesado —típicamente un acreedor, o un coheredero harto de esperar— requerir notarialmente al heredero para que se pronuncie. Desde ese requerimiento corren treinta días naturales, y el silencio equivale a aceptación pura y simple. Todo lo demás en una herencia se puede posponer; esto no.

Cuando hay varios herederos, lo decidido en este paso se plasma en un documento propio antes de ir a la escritura: el cuaderno particional, que fija con precisión qué bien concreto recibe cada uno.

Paso 6: el impuesto de sucesiones, el reloj de la herencia

El plazo es de seis meses desde el fallecimiento, y no se interrumpe porque los herederos estén discutiendo, porque falte un papel o porque nadie se haya puesto todavía. Existe una prórroga única de otros seis meses, pero hay que solicitarla dentro de los cinco primeros (Reglamento del impuesto, RD 1629/1991); si la Administración no notifica acuerdo en el mes siguiente, se entiende concedida, y devenga intereses de demora. Pedirla el mes sexto no es posible: es el error de calendario más caro del nicho.

El impuesto se autoliquida con el modelo 650 ante la comunidad autónoma competente —la de residencia habitual del fallecido en los últimos cinco años, con reglas propias para no residentes— y esto tiene una consecuencia que define este sitio entero: la misma herencia paga cantidades radicalmente distintas según la comunidad. El Estado fija en el artículo 20.2.a) de la Ley 29/1987 unas reducciones mínimas (15.956,87 € para descendientes mayores de 21 años, cónyuge y ascendientes; 7.993,46 € para hermanos, tíos y sobrinos; nada para el grupo IV), pero las comunidades pueden mejorarlas y varias han llevado la bonificación de la cuota hasta el 99 %.

Dos matices que sorprenden a mucha gente:

• El parentesco pesa más que el importe. El artículo 22 aplica un coeficiente multiplicador sobre la cuota según el grupo de parentesco y el patrimonio previo del heredero: 1,0000 para hijos, cónyuge y padres, pero 1,5882 para hermanos, tíos y sobrinos y 2,0000 para el grupo IV, ya en el tramo de patrimonio más bajo. Heredar de un tío es estructuralmente caro.
• Hay que presentar aunque salga a cero. La bonificación autonómica no exime de declarar, y sin justificante de presentación no hay banco ni registro que te atienda.

Paso 7: la plusvalía municipal, si hay inmueble urbano

Si en la herencia hay un inmueble urbano, hay un segundo impuesto, este municipal: el IIVTNU, la llamada plusvalía. Su plazo en transmisiones por causa de muerte es de seis meses prorrogables hasta un año a instancia del sujeto pasivo, según el artículo 110.2.b) del texto refundido de la Ley de Haciendas Locales.

Desde la reforma de 2021 hay dos métodos de cálculo y el contribuyente puede elegir el que le resulte menos gravoso, además de poder acreditar que no hubo incremento de valor —comparando el valor de adquisición del fallecido con el valor de transmisión— y quedar entonces fuera del impuesto. Cada ayuntamiento tiene su ordenanza, sus coeficientes y su procedimiento; algunos liquidan de oficio y otros exigen autoliquidación.

Paso 8: el cambio de titularidad, o «cobrar» de una vez

Con la escritura de aceptación y adjudicación y los impuestos liquidados, se abren por fin las puertas:

• El banco entrega saldos y valores. Antes no, y no es mala voluntad: el artículo 8 de la Ley 29/1987 convierte en responsable subsidiario del impuesto a la entidad que entregue los depósitos del fallecido a los derechohabientes. La propia norma exceptúa las entregas destinadas específicamente al pago del impuesto, que es la vía por la que muchos bancos sí permiten pagar la liquidación con el dinero de la propia cuenta.
• El Registro de la Propiedad inscribe la vivienda a nombre de los herederos. Aquí la escritura pública deja de ser opcional: el Registro no inscribe con un documento privado.
• Tráfico cambia la titularidad del vehículo, con su propio impreso y su tasa.
• Las aseguradoras pagan los seguros de vida a los beneficiarios designados en la póliza —que no tienen por qué ser los herederos— y ese cobro tributa igualmente en sucesiones, con una reducción propia.

Los tiempos reales de cada uno de estos pasos, con lo que puede adelantarse y lo que no, están en cuánto tarda una herencia.

Los cuatro errores que más caros salen

1. Dejar correr los seis meses. Es el más frecuente y el más evitable. La prórroga se pide en el mes cuarto o quinto, no cuando ya se ha pasado el plazo.
2. Tocar los bienes antes de decidir si se acepta. Vender, cobrar o disponer puede constituir aceptación tácita, y con ella se va el beneficio de inventario.
3. No pedir el certificado de seguros. Es el mismo formulario y la misma tasa que el de últimas voluntades, y aparece dinero que nadie sabía que existía.
4. Tirar las facturas del funeral y de la última enfermedad. Son deducibles del caudal hereditario si se justifican. Sin factura, no hay deducción.

Cuándo hace falta un profesional (y cuándo no)

Buena parte de esta secuencia la puede hacer un heredero razonablemente organizado: los certificados son formularios, y muchas comunidades tienen asistentes de ayuda para el modelo 650. Lo que casi nunca conviene hacer solo:

• Cuando el patrimonio incluye empresa, participaciones o bienes en el extranjero.
• Cuando hay desacuerdo entre herederos, o simplemente cuando alguien no responde.
• Cuando hay dudas sobre las deudas y el beneficio de inventario está sobre la mesa: sus plazos son cortos y sus formalidades, estrictas.
• Cuando la valoración es discutible y una comprobación de valores puede costar más que el asesoramiento.

Qué cuesta cada opción, con el desglose de notaría, registro y gestoría, está en lo que cuesta tramitar una herencia. Y lo que aquí se escribe es información general, no asesoramiento sobre tu caso: es lo que explicamos en sobre esta web.

Fuentes

• Código Civil — artículos 999, 1005, 1008, 1010, 1014, 1023 y 1024 (aceptación, repudiación y beneficio de inventario)
• Ley 29/1987, del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones — artículos 8 (responsables subsidiarios), 14 (gastos deducibles), 20.2.a) (reducciones estatales), 22 (coeficientes) y 31 (declaración y autoliquidación)
• RD 1629/1991, Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones — plazo de presentación y prórroga
• Ley 15/2015, de Jurisdicción Voluntaria — declaración de herederos ante notario
• Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal — valor de referencia como base imponible
• Texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, artículo 110.2.b) — plazo del IIVTNU en transmisiones mortis causa
• Ministerio de Justicia — certificados de defunción, actos de última voluntad y contratos de seguros de cobertura de fallecimiento (modelo 790, tasa 006)

Normativa consultada a 31 de agosto de 2026.