Heredero que vive fuera de España: cómo tramitar a distancia

Vivir fuera no impide heredar en España, ni obliga a coger un avión. Prácticamente todo el procedimiento —aceptar, firmar la escritura, pagar, inscribir— puede hacerse a distancia. Lo que sí ocurre es que cada paso tarda más y tiene un requisito formal previo, y que basta olvidar uno para que el expediente se pare en seco mientras el reloj del impuesto sigue corriendo.

Este artículo es el manual logístico: qué papeles hacen falta, cómo se firma sin estar, qué es la apostilla y en qué orden hay que hacer las cosas. La otra mitad —qué Hacienda cobra, qué normativa se aplica y cómo se presenta el impuesto— está en no residentes ante el impuesto de sucesiones, y conviene leerla después de esta. Si el heredero es además sobrino o no tiene parentesco, la factura se calcula con reglas propias. Es una de las situaciones recogidas en los casos que más se repiten.

El primer trámite no es el que la gente cree: es el número fiscal

Antes de firmar nada hay que tener un número de identificación fiscal español. No es un detalle administrativo: el artículo 23 de la Ley del Notariado obliga a que, en las escrituras «por los que se adquieran, declaren, constituyan, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con trascendencia tributaria», los comparecientes acrediten su número de identificación fiscal, y que quede constancia de él en la escritura. Una escritura de herencia es exactamente eso. Sin NIF no hay firma.

El Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria resuelve los tres supuestos, y el segundo y el tercero sorprenden a casi todo el mundo:

Quién es el heredero	Qué número le corresponde
Extranjero con NIE	Su propio NIE hace de NIF (artículo 20.1)
Extranjero sin NIE, y sin obligación de tenerlo	Un NIF que empieza por M, que asigna la Agencia Tributaria a solicitud (artículo 20.2)
Español residente en el extranjero sin DNI	Un NIF que empieza por L, o solicitar el DNI voluntariamente (artículo 19.2)

El caso del NIF-L es el gran olvidado. Un emigrante español de segunda generación, o alguien que lleva décadas fuera y dejó caducar su DNI, no tiene número válido para firmar. Y como el propio reglamento dice que si no lo solicitan la Administración puede asignarlo de oficio, hay quien descubre que ya tiene uno sin saberlo. Consultarlo primero ahorra semanas.

Se pide ante la Agencia Tributaria o ante el consulado español correspondiente, y es lo primero que debe hacer un heredero que vive fuera, el mismo día en que se entera de que va a heredar.

Las tres formas de firmar sin estar

1. El poder ante notario del país de residencia, con apostilla

Es la vía clásica. El heredero acude a un notario de su país, otorga un poder especial para aceptar y partir la herencia de la persona concreta que ha fallecido, y ese poder se envía a España.

Para que sirva hacen falta dos cosas. La primera es la apostilla —o la legalización diplomática si el país no está en el Convenio de La Haya—: el artículo 323 de la Ley de Enjuiciamiento Civil exige, para tener por público un documento extranjero cuando no rige un tratado específico, «que el documento contenga la legalización o apostilla y los demás requisitos necesarios para su autenticidad en España». La segunda es la traducción jurada si no está redactado en español.

Hay un tercer requisito menos conocido y que decide algunos casos. El artículo 60 de la Ley 29/2015, de cooperación jurídica internacional condiciona la inscripción en registros españoles de un documento público extranjero a que «la autoridad extranjera haya intervenido en la confección del documento desarrollando funciones equivalentes a las que desempeñan las autoridades españolas en la materia de que se trate». Ese juicio de equivalencia lo hace el notario o el registrador español, y en países cuyo notario no controla la legalidad del documento —el mundo anglosajón, sobre todo— puede fallar. Un poder redactado en Londres o en Miami sin asesoramiento español es la causa más frecuente de expediente parado.

La solución práctica: enviar desde España el texto del poder para que el notario extranjero lo autorice con ese contenido, en vez de aceptar el formulario estándar de su despacho.

2. El consulado español

El heredero acude al consulado de España en su país de residencia y otorga el poder ante el cónsul, que ejerce funciones notariales. Ventaja decisiva: el documento es español, así que no necesita apostilla ni traducción. Inconveniente: hay que pedir cita, y en algunos consulados la espera es de semanas o meses.

El consulado sirve además para algo que el poder no cubre. El artículo 1012 del Código Civil dispone que, si el heredero se halla en país extranjero, «podrá aceptar o repudiar la herencia por sí o por medio de mandatario ante el Agente diplomático o consular de España que esté autorizado para ejercer las funciones de Notario en el lugar del otorgamiento». Es decir: la renuncia a una herencia puede hacerse directamente ante el cónsul, sin apoderar a nadie ni pisar España. Es una vía limpia para quien ha decidido no aceptar.

3. La videoconferencia ante notario español

Desde noviembre de 2023 existe una tercera vía y casi nadie la explica bien. El artículo 17 ter de la Ley del Notariado, añadido por la Ley 11/2023, permite el otorgamiento por videoconferencia a través de la sede electrónica notarial, pero solo en una lista cerrada de actos. Su letra c) es la que interesa:

«Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.»

Un poder especial para aceptar y partir una herencia determinada encaja en «poderes para actos concretos»; un poder general queda expresamente fuera. La calificación la hace el notario que autoriza, así que conviene plantearlo así desde el principio: pedir un poder especial acotado a esa sucesión, no un poder amplio.

Dos condiciones prácticas que deciden si esta vía es viable. La primera: el otorgante accede a la sede electrónica notarial con los sistemas de identificación electrónica del artículo 9 de la Ley 39/2015, lo que en la práctica significa certificado digital o Cl@ve —y el reglamento prevé que, si no dispone de firma electrónica, se le pueda dotar gratuitamente de una limitada a ese documento—. La segunda: el notario debe exhibir el documento por la plataforma para que el otorgante pueda leerlo, y firma con su firma electrónica cualificada.

Cuando funciona, esta vía elimina de golpe la apostilla, la traducción y la cita consular. Es la opción más rápida y más barata para quien ya tiene identificación electrónica española.

Qué necesita apostilla y qué no

La regla mental útil es: apostilla la lleva el documento extranjero que va a usarse en España, no el español.

Documento	¿Apostilla?
Poder otorgado ante notario extranjero	Sí, más traducción jurada si no está en español
Poder otorgado ante el consulado español	No: es documento español
Certificado de defunción emitido en el extranjero	Sí, con la excepción europea que se explica abajo
Certificado de últimas voluntades español	No
Testamento otorgado ante notario español	No
Certificado de nacimiento o matrimonio de otro Estado de la UE	Generalmente no: circulan sin apostilla entre Estados miembros
Documento de un país fuera del Convenio de La Haya	Legalización diplomática, más lenta que la apostilla

La excepción europea merece atención porque ahorra tiempo y dinero: entre Estados miembros, varios certificados del registro civil —nacimiento, defunción, matrimonio, domicilio— circulan sin apostilla y con impresos multilingües de apoyo a la traducción. Antes de encargar una apostilla para un certificado de defunción alemán o francés, conviene preguntar en el registro civil que lo expide.

Cuando el fallecido también vivía fuera

Es un escenario distinto y conviene distinguirlo: una cosa es que el heredero viva fuera y otra que viviera fuera el causante.

El Reglamento europeo de sucesiones establece que la ley aplicable a la totalidad de la sucesión es la del Estado en el que el causante tuviera su residencia habitual en el momento del fallecimiento, con la posibilidad de que la persona haya elegido en su testamento la ley del Estado de su nacionalidad. Un español fallecido en Bélgica sin testamento puede tener su sucesión regida por derecho belga; si otorgó testamento eligiendo la ley española, por derecho español.

De ese mismo marco nace el certificado sucesorio europeo, un documento voluntario que acredita la condición de heredero, legatario, ejecutor o administrador y circula por toda la Unión. En España su valor está reconocido en norma propia: el artículo 14 de la Ley Hipotecaria, en la redacción que le dio la Ley 29/2015, enumera los títulos de la sucesión hereditaria «a los efectos del Registro» e incluye, junto al testamento y al acta de declaración de herederos, «el certificado sucesorio europeo al que se refiere el capítulo VI del Reglamento (UE) n.º 650/2012».

Traducido: con un certificado sucesorio europeo expedido en otro Estado miembro se puede inscribir en el Registro de la Propiedad español sin volver a acreditar la condición de heredero. Su uso no es obligatorio, pero para una sucesión con bienes en dos países suele ahorrar un procedimiento entero.

Y si aparece una institución jurídica que en España no existe —un trust, un ejecutor con facultades desconocidas—, la Ley 29/2015 prevé la salida en sus artículos 57 y 61: notarios y registradores adaptan la figura extranjera a otra española de efectos equivalentes, comunicándolo al titular y con posibilidad de impugnarlo ante un juez.

El orden que funciona

1. Pedir el número fiscal (NIE, NIF-M o NIF-L). Es lo que más tarda y lo que bloquea todo lo demás.
2. Reunir los certificados españoles: defunción, últimas voluntades y seguros de cobertura de fallecimiento. Se piden desde fuera y los explica la documentación necesaria.
3. Pedir copia autorizada del testamento a la notaría que lo custodia, o iniciar la declaración de herederos si no lo hay.
4. Decidir la vía de firma —videoconferencia, consulado o notario extranjero con apostilla— y otorgar el poder especial, con el texto redactado desde España.
5. Hacer el inventario y valorar los bienes.
6. Firmar la escritura de herencia en España, representado por el apoderado.
7. Liquidar el impuesto dentro de los seis meses, con las reglas de no residentes, y la plusvalía municipal si hay inmuebles.
8. Inscribir en el Registro y desbloquear las cuentas bancarias.

El paso 1 es el que hay que empezar el primer día. Los pasos 4 y 7 son los que fallan por plazos: seis meses parecen muchos hasta que una cita consular se da para dentro de tres.

Los cuatro errores que más caros salen

1. Dejar el número fiscal para el final. Es el requisito que condiciona la escritura y el que menos depende de uno mismo.
2. Encargar un poder genérico a un notario extranjero. Si el texto no dice exactamente qué facultades se conceden para esa herencia, el notario español puede rechazarlo y hay que repetirlo con su apostilla y su traducción.
3. Confiar en que el plazo se para. No se para. La prórroga del impuesto sí existe, pero hay que pedirla dentro de los cinco primeros meses y no se rehabilita después. Para un heredero que vive fuera es casi siempre la decisión correcta.
4. Necesitar una cuenta bancaria española y no tenerla. Para pagar el impuesto y recibir el dinero conviene tener cuenta abierta en España, y abrirla desde el extranjero también requiere el número fiscal. Vuelve al punto 1.

Lo esencial

• No hace falta viajar: casi todo se hace por poder, y la renuncia puede hacerse directamente ante el cónsul (artículo 1012 del Código Civil).
• El primer trámite es el número fiscal, porque el artículo 23 de la Ley del Notariado lo exige en la escritura. NIE, NIF-M para extranjeros sin NIE o NIF-L para españoles residentes fuera.
• Tres vías de firma: notario extranjero con apostilla y traducción, consulado español (sin apostilla) o videoconferencia ante notario español, esta última solo para poderes de acto concreto.
• El poder extranjero debe superar el juicio de equivalencia del artículo 60 de la Ley 29/2015: mejor enviar el texto desde España.
• Entre Estados de la Unión, muchos certificados del registro civil circulan sin apostilla.
• Si el fallecido vivía fuera, la ley aplicable es la de su residencia habitual, salvo que eligiera la de su nacionalidad en el testamento.
• El certificado sucesorio europeo es título inscribible en España por el artículo 14 de la Ley Hipotecaria. Es voluntario y suele ahorrar un procedimiento.
• El plazo de seis meses no se detiene por vivir fuera. Pedir la prórroga dentro de los cinco primeros meses.

Fuentes

• Ley del Notariado, de 28 de mayo de 1862, artículos 17 ter (otorgamiento por videoconferencia, redacción de la Ley 11/2023, en vigor desde el 9 de noviembre de 2023) y 23 (identificación y acreditación del número fiscal). Texto consolidado, consultado el 22 de septiembre de 2026.
• Real Decreto 1065/2007, Reglamento General de gestión e inspección tributaria, artículos 18, 19.2 y 20.
• Código Civil, artículo 1012.
• Ley 29/2015, de cooperación jurídica internacional en materia civil, artículos 56, 57, 58, 60 y 61.
• Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil, artículo 323.
• Ley Hipotecaria, artículo 14, en la redacción de la disposición final primera de la Ley 29/2015.
• Reglamento (UE) n.º 650/2012, en materia de sucesiones y creación de un certificado sucesorio europeo, artículos 21, 22 y capítulo VI.

Los plazos de cita consular, los requisitos concretos de apostilla de cada país y la disponibilidad efectiva del otorgamiento por videoconferencia varían y conviene confirmarlos antes de organizar el calendario. Una sucesión con elemento internacional relevante —bienes en dos países, causante con doble residencia, instituciones jurídicas extranjeras— debe llevarse con un notario o un abogado que trabaje habitualmente esa materia.